Contoh Surat Rasmi Kerajaan

No. Rujukan: JKM/100/03/1/Jld. 4 ( 13 )

ARAHAN PENTADBIRAN

KETUA PENGARAH KEBAJIKAN MASYARAKAT BILANGAN 3 TAHUN 2016

PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI Kerajaan, MEMO, DAN E-MEL

TUJUAN

Arahan pentadbiran ini bertujuan untuk memaklumkan panduan penulisan surat rasmi Kerajaan, memo, dan e-mel sebagai garis panduan kepada warga Jabatan Kebajikan Masyarakat (JKM) dalam penyediaan surat rasmi, memo, dan e-mel mengikut tatacara yang betul, tepat, dan seragam.

LATAR BELAKANG

(2) Surat, memo, dan e-mel merupakan antara medium komunikasi utama untuk menyampaikan maklumat, arahan, keputusan, memohon maklumat, pertimbangan dan kelulusan. Kejelasan dan ketepatan isi

kandungan surat, memo, dan e-mel serta penggunaan format yang seragam akan memudahkan penerima memahami mesej yang hendak disampaikan.

(3) Sehubungan dengan itu, Panduan Penulisan Surat, Memo, dan E-mel ini dikeluarkan dengan merujuk kepada Arahan Pentadbiran Ketua Pengarah MAMPU Bilangan 5 Tahun 2014 sebagai satu inisiatif untuk membantu warga JKM meminimumkan masa, meningkatkan kualiti komunikasi, dan memupuk budaya ketepatan. Arahan ini memberikan tumpuan kepada yang berikut:

(a) Format serta perkara yang terkandung dalam surat rasmi, memo, dan e-mel;
(b) Penggunaan bahasa yang tepat dalam penulisan surat rasmi, memo, dan e-mel; dan
(c) Contoh-contoh surat rasmi, memo, dan e-mel sebagai rujukan.

PANDUAN PENULISAN SURAT RASMI

(4) Secara amnya, surat rasmi kerajaan hendaklah mengandungi perkara yang berikut:

(a) Kepala Surat (Letterhead);
(b) Nombor Rujukan;
(c) Tarikh;
(d) Nama dan Alamat Penerima;
(e) Nombor Faks Penerima;
(f) Panggilan Hormat Penerima atau Kata Sapaan;

(g) Tajuk;
(h) Isi Kandungan;
(i) Garisan Pemisah;
(j) Maklumat Lain dalam Kepala Surat;
(k) Nombor Rujukan Surat (helaian kedua dan seterusnya);
(l) Pengakhiran Surat;
(m) Muka Surat; dan
(n) Lampiran.

(5) Secara khususnya terdapat dua format surat rasmi yang diguna pakai di JKM, iaitu:

(a) Format surat korporat JKM; dan
(b) Format surat Ketua Pengarah Kebajikan Masyarakat.

FORMAT SURAT KORPORAT JKM

(6) Penulisan surat korporat JKM hendaklah menggunakan ketetapan seperti yang berikut:

(a) Jenis Font – Arial;
(b) Saiz Font – 14;
(c) Jarak antara barisan – Single Spacing; dan
(d) Kedudukan teks – Justified.

Contoh surat korporat JKM adalah seperti Rajah 1.

(a) Kepala Surat (Letterhead) JKM

(d) Nama dan Alamat Penerima

(e) Nombor Faks Penerima

(j) Maklumat Lain pada Kepala Surat

(k) Nombor Rujukan Surat (helaian kedua dan seterusnya)

(l) Pengakhiran Surat

(7) Penjelasan bagi setiap perkara dalam surat korporat JKM adalah seperti yang berikut:

(a) Kepala Surat (Letterhead) JKM

Muka surat pertama hendaklah menggunakan kepala surat (Letterhead) JKM yang mengandungi nama, alamat, nombor telefon, nombor faks, dan laman web JKM. Hal ini akan memudahkan penerima menjawab surat atau menghubungi JKM di samping mengesahkan bahawa surat berkenaan adalah atas urusan rasmi kerajaan. Rajah 2 menunjukkan kepala surat yang perlu digunakan oleh warga JKM. Penyediaan surat kepada agensi luar negara perlu menggunakan kepala surat dalam bahasa Inggeris mengikut kesesuaian.

Rajah 2: Kepala Surat (Letterhead) JKM

(b) Nombor Rujukan

Nombor rujukan surat hendaklah dicatatkan di ruang atas sebelah kanan surat bertujuan untuk memudahkan rujukan, pengesanan, dan penyimpanan. Rujukan Tuan (Ruj. Tuan) diletakkan di atas sebelah kanan surat diikuti Rujukan Kami (Ruj. Kami) diletakkan di sebelah bawah Rujukan Tuan.

Nombor rujukan surat Rujukan Kami hendaklah diletakkan di atas sebelah kanan setiap helaian surat kedua dan berikutnya. Sila rujuk perenggan 7(i), Nombor Rujukan Surat (helaian kedua dan seterusnya).

Surat rasmi yang menggunakan senarai edaran tidak perlu meletakkan Rujukan Tuan.

Semasa menyediakan surat, pegawai hendaklah memperakukan penentuan taraf keselamatan surat sama ada terbuka atau terperingkat kepada pegawai pengelas. Kod peringkat keselamatan hendaklah dicatatkan sebagai sebahagian daripada nombor rujukan fail bagi surat berkenaan.

(c) Tarikh Surat

Tarikh surat hendaklah dicatatkan di ruang atas sebelah kanan surat di bawah Rujukan Kami. Ruangan tarikh (hari) hendaklah dikosongkan dan diisi oleh pegawai yang menandatangani surat.

Rajah 3: Nombor Rujukan dan Tarikh Surat

(d) Nama dan Alamat Penerima

Alamat penerima hendaklah dicatatkan pada sebelah kiri surat. Terdapat tiga (3) kategori penerima surat, iaitu:

(i) Agensi kerajaan;
(ii) Sektor swasta/badan bukan kerajaan/pertubuhan; dan
(iii) Orang awam/individu.

Alamat penerima dalam surat korporat JKM hendaklah dibuat mengikut kategori penerima seperti yang berikut:

(i) Agensi Kerajaan (Kementerian, Jabatan Persekutuan, dan Negeri serta Pihak Berkuasa Berkanun dan Tempatan)
Surat kepada agensi kerajaan boleh dibahagikan kepada tiga (3) jenis, iaitu:

(a) Surat kepada agensi – dialamatkan mengikut gelaran rasmi jawatan ketua agensi. Rajah 4 menunjukkan contoh surat kepada agensi.

Rajah 4: Surat kepada Agensi

(b) Surat khusus kepada ketua agensi – Kata hormat, gelaran kebesaran, nama, gelaran rasmi jawatan dan alamat rasmi agensi berkenaan didahulukan. Rajah 5 menunjukkan contoh surat yang khusus kepada ketua agensi.

Rajah 5: Surat khusus kepada Ketua Agensi

(c) Surat kepada pegawai – Surat yang ditujukan kepada pegawai tertentu hendaklah dialamatkan mengikut gelaran rasmi jawatan ketua agensi dan ditambah di bawah alamat dengan singkatan perkataan “untuk perhatian” dan diikuti oleh nama pegawai berkenaan (u.p.: nama pegawai). Rajah 6 menunjukkan contoh surat kepada pegawai tertentu.

Rajah 6: Surat kepada Pegawai

(ii) Sektor Swasta/Badan Bukan Kerajaan/Pertubuhan

Surat kepada sektor swasta, badan bukan kerajaan atau pertubuhan hendaklah dialamatkan kepada ketua organisasi berkenaan mengikut gelaran rasmi jawatannya, diikuti oleh nama organisasi, alamat rasmi serta nama pegawai yang hendak dihubungi. Rajah 7 menunjukkan contoh surat berkenaan.

Rajah 7: Surat kepada Sektor Swasta/Badan Bukan Kerajaan/Pertubuhan

(iii) Orang Awam/Individu

Surat kepada orang awam atau individu juga hendaklah dialamatkan kepada nama dan alamat individu berkenaan. Individu yang mempunyai gelaran kebesaran, kata hormat, dan gelaran hendaklah dinyatakan pada namanya.

Surat yang mempunyai bilangan penerima lebih daripada satu pihak, senarai edaran hendaklah digunakan. Rajah 8 menunjukkan contoh surat dengan senarai edaran. Jika senarai edaran panjang, hanya muka surat yang mempunyai nama penerima tersebut dihantar.